Funcționalitățile avansate ale rapoartelor

Aceasta fiind prima lecție din capitol, vom face mai întâi o scurtă paranteză. În acest capitol, vom vorbi despre funcționalitățile avansate disponibile pentru fiecare raport în parte. Aceste funcționalități le găsim pe ultima pagină de opțiuni din instrumentul Configurare rapoarte – mai exact pagina General. Le vom parcurge pe rând, fiecare funcționalitate într-o lecție separată.

Am numit aceste funcționalități ca fiind avansate deoarece, pentru a obține un raport normal, nu avem nevoie de ele. Însă, dacă dorim să legăm de rapoartele noastre anumite automatizări sau funcționalități speciale, va trebui să apelăm la aceste funcționalități avansate.

Închidem paranteza și revenim la subiectul lecției noastre: Salvarea ca atașament la validare.

Ce sunt atașamentele în Nexus?

Pentru aceia dintre dvs. care nu știu încă, haideți să vedem ce sunt atașamentele în Nexus.

Pentru a înțelege mai ușor, vom face o analogie cu atașamentele dintr-un e-mail.

Așa cum putem atașa la un e-mail mai multe fișiere, tot la fel, în Nexus, putem atașa la un document – de exemplu, o factură – mai multe fișiere. Fișierele se pot atașa manual de către utilizator, prin selectarea lor de pe calculatorul acestuia, sau se pot crea și atașa automat de către RoboNexy în diverse contexte automatizate – și, în general, aici ne referim la rapoarte în format PDF.

Aceste atașamente sunt salvate într-o așa-numită Arhivă, iar arhiva se poate salva fizic atât pe disc, cât și direct în baza de date.

Recomandarea este să folosim opțiunea de a salva arhiva pe disc atunci când intenționăm să generăm documente în arhivă la validare. Această alegere depinde de volumul de documente salvate, de tipul de licență SQL utilizată și, bineînțeles, de puterea de procesare a serverului nostru. Setarea pentru salvarea pe disc o putem găsi în instrumentul Setări generale – pagina Aplicație.

Mai multe recomandări personalizate legate de modul de salvare a atașamentelor pot fi obținute de la consultantul aplicațiilor Nexus.

Accesarea fișierelor atașate

Fișierele atașate la un document pot fi accesate în două moduri:

1. Acces direct din document: Deschidem documentul care ne interesează și accesăm pagina aferentă atașamentelor.

2. Acces din modulul Atașamente: Din grupul Nomenclatoare și subgrupul Instrumente, deschidem modulul Atașamente. Aici vom găsi întreaga arhivă de atașamente. Pentru a găsi atașamentele unui anumit document, putem filtra articolele după câmpul „Nr. document” sau alte câmpuri disponibile în tabel.

Ce este validarea unui document?

Orice document creat în Nexus are un mecanism de validare. De exemplu, după ce am terminat de operat o factură, va trebui să o validăm.

De ce este necesară validarea?

Validarea are mai multe scopuri, toate legate de siguranța și securitatea datelor. Cât timp un document nu este validat, acesta poate fi modificat sau chiar șters. Documentele nevalidate nu apar în rapoarte și nu generează înregistrări contabile.

După validarea unui document:

• Acesta nu mai poate fi modificat. Dacă este necesar, documentul poate fi anulat (dar nu șters), cu condiția să avem drepturi alocate pentru această operațiune.

• Există și un drept special pentru utilizatorii de tip administrator, care permite devalidarea unui document, dar este recomandat să fie utilizat doar în cazuri excepționale.

Recomandări privind validarea și devalidarea

Nu este recomandat să alocăm dreptul de devalidare operatorilor de documente primare și este, de asemenea, nerecomandat să devalidăm documente. Cel mai corect mod de lucru este să anulăm documentul și să creăm unul nou. Pentru a evita reintroducerea manuală a datelor, putem adăuga un document nou prin copierea documentului anulat.

Funcționalitatea „Salvarea ca atașament la validare”

Acum, cunoscând detalii despre atașamente și validare, putem înțelege mai bine ce presupune funcționalitatea „Salvarea ca atașament la validare”.

Concret, dacă bifăm această funcționalitate pentru un raport (de exemplu, Factură) în modulul Facturi clienți, atunci, ori de câte ori un utilizator va valida o factură, acest raport va fi:

• Generat automat.

• Exportat în format PDF.

• Atașat la documentul de factură asociat.

Acest proces automat simplifică gestionarea documentelor și asigură că fiecare factură are rapoartele relevante asociate și disponibile pentru consultare rapidă.

Toate aceste operațiuni nu se vor face pe stația noastră de lucru – nu ne va încetini viteza de lucru sau interfera cu activitatea. Ele vor fi realizate în mod programatic pe serverul dvs. de către serviciul RoboNexy.

Exemple practice

Salvarea ca atașament la validare

Vom face acum un exemplu practic:

1. Bifăm pentru rapoartele „Factură” și „Certificat de garanție” opțiunea Salvare ca atașament la validare.

2. Adăugăm acum o factură.

3. Observăm că, momentan, pagina de atașamente nu conține nicio înregistrare.

4. Validăm factura.

5. Apăsăm butonul Refresh pentru a reinteroga baza de date.

6. Cele două rapoarte au apărut.

De ce să folosim aceste rapoarte atașate automat?

Este important de menționat că aceste operațiuni, chiar automate fiind, în cazul volumelor mari de documente, vor consuma din resursele serverului și vor ocupa spațiu pe disc. Însă, aceste atașamente pot aduce beneficii semnificative, mai ales dacă utilizăm aplicații mobile Nexus, cum sunt de exemplu SFA sau Facturare.

Atunci când executăm un raport, cum ar fi „Factură”, acesta se va aduce direct din arhivă, eliminând necesitatea de a parcurge pașii:

• Executarea raportului.

• Exportul în format PDF.

• Salvarea în arhivă.

• Și, în final, aducerea din arhivă.

Utilizarea site-ului web ContClient și alte exemple

Dacă utilizăm site-ul web B2B ContClient al Nexus Media, clienții noștri pot accesa o gamă largă de documente (facturi, avize, comenzi etc.). La fel ca în cazul aplicațiilor mobile, rapoartele PDF vor fi descărcate direct din arhivă, fără a fi recreate de la zero.

Aplicația web ContClient funcționează direct prin API cu baza de date a ERP-ului Nexus, eliminând necesitatea unei baze de date intermediare sau a transferurilor de date.

Haideți să intrăm pe un site ContClient de test. Vedem pe coloana „Tipărește” butoane pentru descărcarea din arhivă a facturilor PDF atașate. Descărcarea este aproape instantanee.

Dacă utilizăm un alt site de vânzări online B2B sau B2C, vom avea de asemenea posibilitatea de a accesa prin API o gamă largă de rapoarte (proforme, facturi, comenzi, certificate de garanție etc.), toate putând fi aduse din arhivă.

Sistemul e-Factura și alte utilizări

Nexus ERP poate folosi rapoartele atașate la validare și pentru sistemul e-Factura. Un furnizor poate trimite documente opționale în format PDF (facturi, certificate de garanție, declarații de conformitate etc.) către clienți prin fișierul XML. Aceste fișiere pot fi preluate programatic de aplicația care descarcă din site-ul e-Factura.

O altă utilizare ar putea fi păstrarea unui istoric al anumitor documente, cum ar fi ofertele pentru clienți sau comenzile. Dacă facem modificări asupra unei oferte, la fiecare validare se va salva o nouă versiune, pe care o putem accesa ulterior pentru analiză.

Desigur, există și alte cazuri particulare în care atașamentele automate pot fi extrem de utile.