Introducere

În contextul lansării variantei de producție a platformei Reges - Online , conform Hotarârii nr. 295 din 27 martie 2025, angajatorii au la dispoziție o perioadă de 6 luni pentru a adopta noul sistem. Termenul limită este 30 septembrie 2025.

În acest sens, în Nexus pot apărea două situații distincte care necesită proceduri separate:

A. Sincronizarea unei firme deja existente în Nexus, prin asocierea salariaților, contractelor și sporurilor deja înregistrate în aplicație cu identificatorii unici din platforma Reges Online.

B. Inițializarea unei firme noi în Nexus, cu preluarea contractelor de muncă existente în platforma Reges Online.

A. Sincronizarea unei firme deja existente în Nexus

presupune că toate datele anterioare au fost transmise în Revisal. Odată realizată sincronizarea, toate modificările ulterioare vor fi transmise direct în platforma Reges Online prin Nexus Salarii, utilizând conexiunea API.

Pentru ca această tranziție să fie recunoscută corect de sistem, este esențial ca primul pas să fie generarea fișierului XML pentru Revisal. Acest fișier va marca în mod oficial încheierea raportării prin metoda clasică și începutul utilizării API-ului în platforma Reges Online. În plus, generarea acestui XML este importantă și pentru a ne asigura că toate operațiunile înregistrate anterior în Nexus au fost transmise complet și corect în Revisal.

Este important de menționat că activarea raportării prin API depinde și de completarea credențialelor de conectare la platforma Reges Online. Procedura de obținere a acestor credențiale și configurarea lor în Nexus va fi detaliată în pașii următori.

1. Autentificare în platforma Reges Online

Autentificați-vă în platforma Reges Online și accesați registrul angajatorului pentru care doriți să sincronizați datele din Nexus cu cele din Reges.

2. Preluarea datelor de identificare ale angajatorului și obținerea credențialelor pentru conectarea aplicației Nexus la platforma Reges

Referința angajatorului se preia din platforma Reges Online, din pagina Setări → Angajator → Utile, câmpul ID angajator, și se completează în Nexus în modulul Contracte de muncă → Angajatori → Referință angajator Reges Online.

Pentru utilizatorul și parola Reges, se apasă butonul Obține credențiale în platforma Reges Online, tot din pagina Setări → Angajator → Utile.

Datele generate (utilizator și parolă) se introduc în Nexus în câmpurile: Utilizator Reges Online, Parolă Reges Online.

3. Verificarea și sincronizarea sporurilor definite în platforma Reges Online

Tot în platforma Reges Online, accesați secțiunea Setări → Angajator → Utile→ Sporuri specifice și verificați dacă angajatorul are definite sporuri personalizate.

• Dacă există astfel de sporuri, acestea trebuie adăugate manual în Nexus, în Nomenclatorul de sporuri, folosind exact aceeași denumire ca în platforma Reges Online.

• Pentru sporurile predefinite, este obligatoriu ca în Nexus să existe o corespondență (legătură) cu sporurile din Revisal.

După ce toate sporurile au fost introduse sau corelate în Nexus, accesați modulul Sporuri și apelați procedura de Sincronizare sporuri cu Reges Online pentru a finaliza configurarea.

4. Asocierea referințelor salariaților și contractelor din Reges cu cele din Nexus

Din platforma Reges Online, accesați meniul Setări → Angajator → Utile și descărcați fișierele Export Salariați și Export Contracte în format JSON.

În Nexus:

• accesați modulul Nomenclator salariați și utilizați asistentul Asociere salariați Reges - Online pentru a mapa salariații existenți cu ID-urile din Reges

În cazul în care în fișierul Reges există salariați care nu se regăsesc în Nexus, aplicația va afișa automat un tabel cu aceștia, pentru a putea fi analizați și adăugați ulterior, dacă este cazul.

• accesați modulul Contracte de muncă și utilizați asistentul Asociere contracte de muncă Reges - Online pentru a sincroniza contractele existente cu cele din platforma Reges Online.

B. Inițializare firmă prin importul contractelor din Reges - Online

Pașii pentru preluarea contractelor de muncă:

1. Autentificare în platforma Reges Online

Autentificați-vă înplatforma Reges Online și accesați registrul angajatorului pentru care doriți să preluate contractele in Nexus.

2. Configurarea angajatorului în Nexus cu date din platforma Reges Online

Se adaugă angajatorul în Nexus, în modul Contracte de muncă → Angajatori.

Referința angajatorului se preia din platforma Reges Online, din pagina Setări → Angajator → Utile, câmpul ID angajator, și se completează în Nexus în câmpul Referință angajator Reges Online.

Pentru utilizatorul și parola Reges, se apasă butonul Obține credențiale în Reges Online, tot din paginaSetări → Angajator → Utile.

Datele generate (utilizator și parolă) se introduc în Nexus în câmpurile: Utilizator Reges Online, Parolă Reges Online.

3. Verificarea și sincronizarea sporurilor definite în platforma Reges Online

Tot în platforma Reges Online, accesați secțiunea Setări → Angajator → Utile → Sporuri specifice și verificați dacă angajatorul are definite sporuri personalizate.

• Dacă există astfel de sporuri, acestea trebuie adăugate manual în Nexus, în Nomenclatorul de sporuri, folosind exact aceeași denumire ca în platforma Reges Online.

• Pentru sporurile predefinite, este obligatoriu ca în Nexus să existe o corespondență (legătură) cu sporurile din Revisal.

După ce toate sporurile au fost introduse sau corelate în Nexus, accesați modulul Sporuri și apelați procedura de Sincronizare sporuri cu Reges Online pentru a finaliza configurarea.

4. Exportul contractelor din platforma Reges Online

Din platforma Reges Online, accesați meniul Setări → Angajator → Utile și descărcați fișierul Export Contracte în format JSON.

5. Importul contractelor în Nexus

După ce fișierul JSON a fost exportat din platforma Reges Online, acesta se importă în Nexus astfel:

• Accesați modulul Contracte de muncă.
• Apelați Asistentul Import contracte de muncă – Reges Online.

• Încărcați fișierul JSON exportat din Reges.
• Completați câmpurile suplimentare necesare pentru fiecare contract:
• Formația de lucru
• Locul de muncă
• Casa de asigurări
• Funcția internă
• Numărul de zile de concediu de odihnă
• Bifați dacă salariatul beneficiază de tichete de masă

Acești pași sunt esențiali pentru alinierea completă a datelor între cele două platforme.Odată ce aceste configurări au fost realizate putem trece la transmiterea efectivă a datelor în platforma Reges Online direct din Nexus, prin intermediul integrării API.

Transmiterea manuală a datelor în platforma Reges Online prin API

Toate operațiunile de adăugare sau modificare a salariaților și contractelor de muncă sunt gestionate prin modulul Jurnal Reges din Nexus.

Acest modul centralizează automat toate transmisiile și oferă control detaliat asupra fiecărei solicitări, afișând pentru fiecare înregistrare starea actuală: netransmisă, transmisă, cu eroare etc.

Comunicarea cu platforma Reges Online prin API este asincronă. Asta înseamnă că:

• inițial, se transmite o solicitare către platforma Reges (de exemplu, adăugarea unui salariat);
• ulterior, se cere un răspuns din partea platformei privind statusul solicitării transmise;

doar după primirea unui răspuns cu succes (care include, de regulă, o referință unică atribuită de Reges), pot fi transmise alte solicitări dependente (de exemplu, contractul de muncă aferent salariatului deja transmis).

Transmiterea și citirea mesajelor se realizează prin intermediul a doi asistenți integrați în modul:

• Trimitere solicitări în Reges – pentru a marca și transmite înregistrările eligibile;

• Descarcă mesaje – pentru a obține răspunsurile aferente transmisiilor efectuate. Este important ca după fiecare trimitere, să fie rulat și asistentul Descarcă mesaje.

Transmiterea automată a datelor prin RoboNexy

Pentru a automatiza comunicarea cu platforma Reges Online, Nexus permite transmiterea și descărcarea mesajelor prin RoboNexy, pe baza unei programări definite de utilizator.

Pentru ca această automatizare să funcționeze, este necesar ca în modulul Contracte de muncă → Angajatori să fie marcat contul de utilizator care va realiza transmiterea solicitărilor. Bineînțeles, pentru acest cont trebuie să fie obținute credențialele pentru Reges Online (utilizator și parolă), conform pașilor detaliați în etapa de configurare inițială.

La fiecare rulare, programarea:

• Verifică dacă există solicitări fără răspuns și descarcă automat mesajele aferente acestora;
• Trimite automat modificările care pot fi transmise, respectând dependențele dintre tipurile de informații (de exemplu, salariatul trebuie transmis înaintea contractului de muncă).

Raportarea concediilor medicale

Conform Hotărârii Guvernului nr. 295 din 27 martie 2025, angajatorii au obligația de a transmite în plastforma Reges Online concediile medicale, sub forma unor suspendări ale contractelor de muncă.

În Nexus, pentru ca aceste suspendări să poată fi transmise corect către Reges:

• concediul medical trebuie să fie operat complet în aplicație;
• ulterior, se accesează asistentul Generare suspendări concedii medicale din modulul Contracte de muncă;

• acest asistent creează automat documentele de suspendare, corespunzătoare perioadelor de concediu medical înregistrate;

• suspendările generate vor apărea în Jurnal Reges, de unde pot fi transmise către platforma Reges Online.