Rapoarte în Nexus ERP :: 2.7. Securizarea rapoartelor

2.7. Securizarea rapoartelor

Rapoartele pot conține informații confidențiale, informații la care nu toți utilizatorii trebuie să aibă acces, cum ar fi: rezultatele economice ale firmei, furnizorii și prețurile de achiziție, datele personale ale angajaților sau ale clienților și așa mai departe.

Un prim simplu pas, pe care trebuie să-l facem pentru a putea ulterior să securizăm accesul la rapoarte, este acela de a crea un utilizator distinct pentru fiecare persoană care utilizează Nexus. Din păcate, în prea multe cazuri am întâlnit situația în care mai multe persoane dintr-o firmă se autentificau cu același utilizator. Trebuie să avem în vedere că inclusiv normele GDPR prevăd că autentificarea în aplicații, care ne pot oferi acces la datele persoanelor fizice, trebuie să se facă în mod restricționat.

Accesul la date trebuie să se facă în funcție de procedurile pe care fiecare utilizator în parte le are de îndeplinit în activitatea sa. Bineînțeles, există și alte avantaje ale folosirii utilizatorilor distincți, cum ar fi: personalizarea interfeței de lucru pentru fiecare utilizator în parte sau ținerea unui log de operare pentru fiecare utilizator în parte. Sper că v-am convins să lucrați cu utilizatori distincți pentru fiecare persoană care accesează Nexus și, în continuare, vom presupune acest prim pas îndeplinit.

În Nexus există două metode de a securiza accesul la rapoarte, și anume:
1. Prin utilizarea nivelelor de confidențialitate.
2. Prin alocarea utilizatorilor direct pe rapoarte.
Cele două metode pot lucra și în paralel, se pot completa una pe cealaltă. Eu, în continuare, am să prezint cum se pot utiliza, iar dvs. o să puteți alege metoda care vi se pare mai practică pentru modul dvs. de lucru.

### Utilizarea nivelelor de confidentialitate ale rapoartelor
Din start, trebuie să știm că această primă metodă are efect doar în interfața aplicației Nexus și nu are efect în rapoartele accesate prin aplicații mobile sau prin API. Teoretic, putem seta 255 de nivele de confidențialitate, dar în practică, 10 nivele sunt mai mult decât suficiente. În cele mai multe cazuri, ne putem descurca foarte bine chiar și cu 3-4 nivele de confidențialitate.

Haideti sa vedem ce e cu aceste nivele de confidentialitate. Pentru a înțelege mai ușor, vom face o analogie: ne putem imagina un tren care are 10 vagoane. Primul vagon, de lângă locomotivă, este numerotat cu 0, iar ultimul vagon, din coada trenului, este numerotat cu 9, iar intrarea în tren se face doar prin ultimul vagon.
Ușile dintre vagoane sunt închise și ne va trebui o cheie special setată pentru a înainta dintr-un vagon în altul. Fiecare călător are o cheie setată astfel încât să-i permită accesul până la un anumit vagon. Dacă vom avea cheia setată pe nivelul 0 de confidențialitate, vom urca în vagonul 9 și vom avea acces la toate rapoartele care au, la rândul lor, setat nivelul de confidențialitate 9. Vom trece apoi în vagonul 8 și vom avea acces la toate rapoartele de aici, și tot așa până vom ajunge la rapoartele din vagonul 0, care au nivelul de confidențialitate cel mai ridicat. Dacă, de exemplu, vom avea cheia setată pe nivelul 8, vom avea acces doar la rapoartele de pe nivelurile 9 și 8. Cheia noastră nu ne va permite să deschidem ușa către vagonul 7 și, în consecință, ne vom opri aici.

În concluzie, nivelele de confidențialitate se setează atât pentru fiecare raport în parte, cât și pentru fiecare utilizator în parte. Implicit, la adăugarea unui raport nou, i se va aloca automat nivelul 0, pentru a fi din start protejat, în caz că uităm să-i setăm nivelul de confidențialitate potrivit. Iar la adăugarea unui utilizator nou, i se va aloca automat nivelul 255, din același motiv în cazul în care uităm să-i setăm nivelul de acces potrivit, să nu poată accesa rapoarte confidențiale.

Am să vă ofer în continuare câteva sfaturi practice legate de setarea nivelelor de confidențialitate:

**În primul rând**, va trebui să facem o analiză a fluxurilor noastre de lucru, deoarece, în cele mai multe cazuri, chiar și pentru același tip de activitate, firmele sunt organizate diferit. Propunerea mea, de la care să plecați, este următoarea:
    - Nivelul 0 va fi pentru situații economice cum ar fi: analize, balanțe, bilanțuri, declarații fiscale.
    - Nivelul 1 putem să-l alocăm rapoartelor salariale - cum sunt statele de plată, fluturașii de salarizare.
    - Nivelul 2 putem să-l alocăm rapoartelor comerciale speciale, adică cele care conțin informații sensibile: furnizori, prețuri de achiziție, adaosuri comerciale, etc.
    - Și, în final, nivelul 3 putem să-l alocăm rapoartelor la care să aibă acces personalul operativ.

**În al doilea rând**, va trebui să acordăm utilizatorilor drepturi de utilizare strict doar pe modulele pe care ei trebuie să le folosească. Adică o persoană care se ocupă doar de calculul salariilor, nu va trebui să i se acorde acces la modulele care privesc vânzările. Și invers, de exemplu, managerilor din vânzări să nu li se acorde acces în modulele de salarii. În acest fel, se poate realiza o restricție la nivel de modul care include, bineînțeles, și accesul la rapoartele din modulul respectiv.

**Un al treilea sfat** este acela de a seta nivelele de confidențialitate din 10 în 10. Adică, dacă în urma analizei va reieși că avem nevoie de 4 nivele de confidențialitate, le vom seta astfel: 0, 10, 20 și 30. De ce din 10 în 10? Deoarece, în timp, dacă vom avea nevoie să introducem anumite nivele intermediare - adică între cele 4 setate la început - să nu trebuiască să re-setăm nivelele de confidențialitate ale unui număr foarte mare de rapoarte.

**Un ultim sfat** este că, dacă există cazuri speciale în care nu putem regla accesul după cum ne dorim prin utilizarea doar a sistemului de nivele de confidențialitate, va trebui să apelăm cu încredere la metoda de alocare directă a utilizatorilor pe rapoarte. Ne oprim aici cu sfaturile.

Haideți să vedem concret cum putem seta sistemul de confidențialitate.
Deschidem modulul de utilizatori, deschidem fereastra de editare a unui utilizator și aici găsim câmpul **Nivel acces rapoarte**. Mergem acum să vedem cum putem seta rapoartele. Deschidem un modul, intrăm în fereastra de configurare a unui raport, ne poziționăm pe raportul dorit, deschidem pagina **General** și aici găsim câmpul **Nivel de confidențialitate**. După ce stabilim de câte nivele de confidențialitate avem nevoie, după ce stabilim cum alocăm gradul de confidențialitate pe rapoarte și după ce stabilim cum împărțim utilizatorii pe nivele de confidențialitate, este destul de simplu de pus în practică acest sistem de confidențialitate. Avem de modificat un singur câmp la fiecare utilizator în parte și un singur câmp la fiecare raport în parte.
Acum trecem la prezentarea celei de a doua metode de securizare a accesului la rapoarte.

### Alocarea utilizatorilor direct pe rapoarte
Această metodă este destinată în primul rând aplicațiilor externe, cum sunt: aplicațiile retail, aplicațiile mobile și aplicațiile web. Toate aceste aplicații obțin rapoarte prin **Nexus API**, iar acesta din urmă le obține la rândul lui prin interogarea serverului de rapoarte.

S-a introdus această metodă din două motive, și anume:
- Utilizatorii externi pot fi generici și, de fapt, aplicația externă poate avea alt sistem de utilizatori pe care și-i gestionează singură.
- Al doilea motiv este pentru a introduce mai mult control asupra rapoartelor care urmează a fi accesate online.
Cum am amintit mai sus, putem folosi alocarea utilizatorilor direct pe rapoarte în mixaj cu sistemul de confidențialitate pentru utilizatorii Nexus, atunci când, de exemplu, ar ieși prea complicată setarea confidențialității. De exemplu, dacă avem un utilizator cu nivel de acces 3, dar dorim să-i oferim accesul la un raport care are nivelul de confidențialitate 1, vom merge la respectivul raport și vom bifa utilizatorul în lista utilizatorilor cu drept de vizualizare. Așa cum putem vedea, lista utilizatorilor cu drept de vizualizare o putem seta pentru fiecare raport în parte din pagina **General** a instrumentului

**Configurare rapoarte**.
Încheiem aici cu recomandarea să nu omiteți să securizați rapoartele, deoarece pierderea de informații confidențiale, în anumite cazuri, poate conduce și la faliment.

Timp	Denumire	Căutare aditională	Chei cautare
00:00:20	Introducere	informatii,nivel,confidentiale,date,personale,GDPR,securizare,restrictionat	introduc,informatii,nivel,confidentiale,date,personale,gdpr,securizare,restriction
00:02:57	Utilizarea nivelelor de confidențialitate ale rapoartelor	tren,vagoane,cheie,acces	utiliz,nivel,confidential,rapoart,tren,vagoane,cheie,acces
00:06:10	Sfaturi legate de setarea nivelelor de confidențialitate	situatii,economice,rapoarte,salariale,comerciale,informatii,sensibile,personal,operativ	sfatur,legat,setar,nivel,confidential,situatii,economice,rapoarte,salariale,comerciale,informatii,sensibile,personal,oper
00:09:17	Setarea sistemului de confidențialitate	Nivel,acces,rapoarte,grad,utilizator	setar,sist,confidential,nivel,acces,rapoarte,grad,utiliz
00:10:40	Alocarea utilizatorilor direct pe rapoarte	aplicatii,retail,mobile,web,API,externa	aloc,utiliz,direct,rapoart,aplicatii,retail,mobile,web,api,extern

	Sintaxa	Exemplu
H1	#Exemplu titlu H1	Exemplu titlu H1
H2 (cu meniu subcapitol)	##Exemplu titlu H2	Exemplu titlu H2
H3	###Exemplu titlu H3	Exemplu titlu H3
H4	####Exemplu titlu H4	Exemplu titlu H4
H5	#####Exemplu titlu H5	Exemplu titlu H5
H6	######Exemplu titlu H6	Exemplu titlu H6
Italic	_text italic_ text italic	Exemplu de text italic
Bold	__text bold__ text bold	Exemplu de text bolt
Link	[click aici](https://docs.nexuserp.ro)	click aici
Imagine	![text](https://docs.nexuserp.ro/dist/docs.nexuserp.ro/logo.png)
Imagine cu chenar	![text](https://docs.nexuserp.ro/dist/docs.nexuserp.ro/logo.png "blue") "blue" "red" "yellow" "black"
Video YouTube	![text](https://www.youtube.com/watch?v=VNGMRjiXvjs&ab_channel=NEXUSMEDIAS.R.L.)
Prezentare Power Point (Google Slides)	![text](https://docs.google.com/presentation/d/e/2PACX-1vSJ0lj6ldwUqV9FJ9RFuW6wwgnnx4J3i4tj9E32rV2GdYhFRrHldCP52OFy2R8hbK0MiJQ3JAwdbG5V/pub?start=false&loop=false&delayms=3000) Pentru a obține link-ul: Din prezentare selectați Fișier > Publicați pe web > Link > Publicați > OK
Lista	* primul element * al doilea element * subelement 1 * subelement 2 * al treilea element	primul element al doilea element subelement 1 subelement 2 al treilea element
Chenar albastru (default)	> text care va fi incadrat intr-un chenar	text care va fi incadrat intr-un chenar
Chenar rosu	>(red) text care va fi incadrat intr-un chenar rosu	text care va fi incadrat intr-un chenar rosu
Chenar galben	>(yellow) text care va fi incadrat intr-un chenar galben	text care va fi incadrat intr-un chenar galben
Chenar verde	>(green) text care va fi incadrat intr-un chenar verde	text care va fi incadrat intr-un chenar verde
Chenar cu mai multe linii	>(red) text care va fi incadrat intr-un chenar, prima linie > text de pe a doua linie	text care va fi incadrat intr-un chenar, prima linie text de pe a doua linie
Text preformatat	``` function test() { console.log("aceasta este o functie?"); } ```	`function test() { console.log("aceasta este o functie?"); }`